Gældende fra: 1. Maj 2023

Privatlivspolitik for Hjerte for Afrika (HfA)

Kirketerpvej 70, 9541 Suldrup

hfa@hjerteforafrika.dk

CVR: 37374490

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine personoplysninger når vi ikke længere har behov for dem – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger 

Hjerte for Afrika er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

Du kan altid kontakte os på mail hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger: hfa@hjerteforafrika.dk

 

Hvem indsamler vi data om?

HfA indsamler informationer om besøgende på hjemmesiden i anonymiseret form til brug i statistik. Derudover indsamler vi personoplysninger om dig, når du kontakter os; enten telefonisk, på mail eller hvis du bruger de interaktive tjenester på vores hjemmeside. Dette er f.eks. hvis du bruger en kontaktformular, skriver dig op som medlem, fastgiver, gavegiver, sponsor eller modtager af nyhedsbrev. 

 

Hvilke data indsamler HfA?

Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:Almindelige personoplysninger: F.eks kontaktoplysninger som navn, adresse, land, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse, CPR-numre kun hvis medlemmet ønsker skatte-reduktion.
2. Oplysninger om frivillige:Almindelige personoplysninger: F.eks. kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer mailadresse, CPR-numre kun hvis den frivillige ønsker skattereduktion.
3. Oplysninger om besøgende på hjemmesiden: HfA indsamler oplysninger og besøgendes færden på hjemmesiden i anonymiseret form; f.eks. dato for besøg, hvilke sider der besøges samt hvor længe og hvilket land den besøgende befinder sig i. Derudover indsamles de informationer du selv giver os, når du bruger vores interaktive tjenester, såsom at tilmelde dig fastgiverordningen eller kommentere på rejsenyt.
4. Oplysninger om folk der modtager nyhedsbreve/rejsenyt fra os: Hvilke mails der er åbnet samt hvornår og hvem der klikker på links i mailen. Modtagelse af nyhedsbreve er frivilligt og kan altid afmeldes ved at kontakte os på hfa@hjerteforafrika.dk.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. Hvis du har glemt at oplyse f.eks. mail-adresse, kan vi forsøge at finde den fra sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). 

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
• At du selv har afgivet oplysningerne, betragter vi som samtykke.

 

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:  

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem 
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven 
• At administrere din relation til foreningen.
• At lave statistik på medlemmers demografi for at kende vores målgruppe

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er: 

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen 
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer 
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven 
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om hjemmesidens besøgende er:

• At udføre statistik på vores besøgende for at kende vores målgruppe. Dataet vil altid være i anonymiseret form og vil aldrig blive brugt til at identificere den besøgende.   

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang, vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (f.eks. på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter.
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.  At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen 
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Vi bruger ikke personoplysninger til målrettet reklame, ligesom at vi ikke sælger informationerne videre.

Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det på hfa@hjerteforafrika.dk. 

 

Databehandling

For at kunne behandle data om medlemmer, frivillige mm. Benytter vi os af databehandlere. Vi sikrer os, at disse databehandlere opbevarer dine personoplysninger sikkert.

Vi benytter os af følgende databehandlere:

MailChimp

• Hvis du er medlem eller har tilmeldt dig nyhedsbrev gennem vores hjemmeside, deler vi dit navn og email-adresse med marketingsplatformen Mailchimp. Dette er udelukkende med formålet at kunne kontakte dig på mail.

Office-pakken fra Microsoft (herunder Word og Excel)

Videregivelse af dine personoplysninger
 Vi videregiver  ikke dine personoplysninger til tredjeparter.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som besøgende på hjemmesiden:

Medlemmer:
Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab er ophørt. Dog kan der være tilfælde, hvor dit betalte medlemskab indgår i foreningens opfyldelse af myndighedskrav. I så tilfælde slettes oplysningerne først når f.eks. antal medlemmer er afrapporteret til SKAT.

Frivillige:
Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit frivillige arbejde er ophørt.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form)
På såvel medlemmer, frivillige og besøgende til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Oplysninger opbevares i adgangskodebeskyttet form og anvendes ikke til automatiserede afgørelser eller profilering.

Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder: 

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse) 
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt) 
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring 
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Ligeledes har du i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os på hfa@hjerteforafrika.dk.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet (Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby).  – over behandling af dine personoplysninger. Datatilsynet kan kontaktes på 33 19 32 00 eller du kan indgive klage på dette link.

Revision af privatlivspolitikken 
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside hjerteforafrika.dk. 

 

Kontaktoplysninger:

Hjerte for Afrika
hfa@hjerteforafrika.dk
Kirketerpvej 70
9541 Suldrup, Danmark
CVR : 37374490