Privatlivspolitik

Den 25. maj 2018

Privatlivspolitik for Hjerte for Afrika  (HfA)

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger 

Hjerte for Afrika er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er: 

Kontaktperson: Kasserer Inge Marie Andersen

Adresse: Kirketerpvej 70

CVR: 37374490

Telefonnr.: 53646450

Mail: kasserer@hjerteforafrika.dk

Hjemmeside: www.hjerteforafrika.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger: Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer hvis oplyst ved indmeldelse eller ved anden kontakt med HfA, mailadresse, Cpr-numre kun hvis medlemmet ønsker skatte-reduktion.
  2. Oplysninger om frivillige: Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer hvis oplyst ved indmeldelse, mailadresse, Cpr-numre kun hvis den frivillige ønsker skatte-reduktion.

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. Hvis du har glemt at oplyse f.eks. mail-adresse, kan vi forsøge at finde den fra de Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). 

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:  At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger   At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig   At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger   At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger At du selv har afgivet oplysningerne betragter vi som samtykke.

 Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:  
At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev   At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem   At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven   At administrere din relation til foreningen.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:   At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen   At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer   At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven   At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende   At administrere din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang, vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er: At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter.

At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.   At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter   At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen    At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende 

Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig,  sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

 Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt. Dog kan der være tilfælde, hvor dit betalte medlemskab indgår i foreningens opfyldelse af myndighedskrav. I så tilfælde slettes
oplysningerne først når f.eks. antal medlemmer er afrapporteret til Skat.

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit frivillige arbejde er ophørt.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:  Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)

 Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
 Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse) 
 Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt) 
 Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring 
 Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

 Revision af privatlivspolitikken 
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside. 

(Skabelonen til privatlivspolitik er udarbejdet af CFSA, maj 2018 – skabelonen er et supplement til rådgivningsguide til foreninger om persondata og ligger på www.frivillighed.dk
Center for Frivilligt Socialt Arbejde er en selvejende institution under Børne- og Socialministeriet)’